發(fā)布時(shí)間：2011-09-21 15:33:08
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為什么各部門(mén)之間經(jīng)常有小部門(mén)主義，在溝通協(xié)作上，產(chǎn)生內耗？
為什么我們溝通的出發(fā)點(diǎn)是要解決問(wèn)題，卻引發(fā)出很多壞情緒？
為什么盡管我們表達的很清楚，但對方仍然誤解我們的意思？
為什么人們抱著(zhù)美好的愿望，卻達不到理想的溝通效果？
為什么我們是用心溝通，對方卻感受不到？
為什么我們會(huì )感覺(jué)到有些人真的很難溝通？
部門(mén)之間該如何有效溝通，協(xié)調作戰？
企業(yè)部門(mén)設置越來(lái)越多，越來(lái)越周全，于是，各部門(mén)之間由于諸多原因引發(fā)的工作效率低下，互相推委，甚至影響企業(yè)正常運營(yíng)的事件會(huì )經(jīng)常發(fā)生：在公司面臨的客觀(guān)環(huán)境無(wú)法改變，企業(yè)目前的客觀(guān)機構設置和制度無(wú)法做出調整的狀況下，如何讓各部門(mén)之間能順暢的配合齊心共力呢？
其實(shí)，對于主管來(lái)說(shuō)，跨部門(mén)溝通確實(shí)是一件重要的工作，但也是一件令人頭痛的麻煩事。盡管小心再小心，不斷聯(lián)系、再確認，但各種大大小小的問(wèn)題卻是一波未平、一波又起，讓人疲于奔命�？绮块T(mén)溝通是組織溝通中最難的一種溝通形式，因為在這里權利不再發(fā)揮作用，即使有沖突時(shí)不能被權利所控制，就會(huì )直接明顯的表現出來(lái)。有效溝通是很多技巧和方法，使我們可以勇敢地面對各種溝通的障礙，正視人性的弱點(diǎn)，合理應對，達到理想的效果。
因缺乏有效溝通而導致的執行力低下是困擾絕大多數企業(yè)的難題，而缺乏有效溝通的一個(gè)明顯的現象就是部門(mén)之間互相扯皮。在日復一日的日常工作中，無(wú)論是管理層還是員工都會(huì )逐漸迷失方向，沉浸在各種管理細節中無(wú)法自拔。在這種情況下，他們往往會(huì )認為自己努力追求的目標完全代表了企業(yè)的最大利益，他們對別的部門(mén)的工作從不理解慢慢變成失望，甚至演化為敵視。也就是說(shuō)，部門(mén)之間的爭斗是企業(yè)管理上的痼疾，一般很難避免。
當前，眾多企業(yè)都趨于扁平化，使得跨部門(mén)之間的溝通更加頻繁。部門(mén)之間地位平等，不存在上下級關(guān)系，按說(shuō)溝通應該比較容易。但現實(shí)的情況是，部門(mén)之間協(xié)調的成本相當高昂，這種溝通成本不僅存在于大規模組織內，同樣也困擾著(zhù)中小型公司。許多事情，其實(shí)并不復雜，而是相互之間的溝通不暢，以至于要搬出上司，甚至是上司的上司來(lái)協(xié)調。繞了大大的圈子，走了長(cháng)長(cháng)的彎路，耽誤了你我他的寶貴時(shí)間。俗話(huà)說(shuō)，浪費時(shí)間就是浪費金錢(qián)，這其實(shí)就是高昂的溝通成本。有句話(huà)說(shuō)得很直接，搬出上司來(lái)協(xié)調，就是你我他的溝通無(wú)能。有效的溝通，能節約大家的時(shí)間，避免占用上司的時(shí)間。
在公司里，跨部門(mén)溝通是很重要的，員工和中級主管花在內部溝通的時(shí)間大約占其工作時(shí)間的40%-50%，而對于高層主管，這個(gè)比率會(huì )更高。如何提高公司內部溝通的有效性以改善運營(yíng)效率呢？在調研與實(shí)踐中，譚老師也發(fā)現，許多快速發(fā)展的成長(cháng)型企業(yè)，隨著(zhù)市場(chǎng)業(yè)務(wù)的拓展，部門(mén)設置越來(lái)越多，職責分工越來(lái)越明確。具體來(lái)說(shuō)，譚小芳老師建議企業(yè)采用跨部門(mén)溝通技巧的天龍八部——
一、不妨輪換崗位
譚老師建議企業(yè)應該鼓勵崗位輪換，請業(yè)務(wù)背景的人員擔當人力資源、培訓、行政、商務(wù)管理等支持部門(mén)的主管。比如，IBM、HP近幾年在中國市場(chǎng)都有類(lèi)似實(shí)踐。摩托羅拉與亞信的CFO對各自市場(chǎng)業(yè)務(wù)的分析與深度介入，使得這個(gè)傳統的“后勤”部門(mén)與核心業(yè)務(wù)水乳交融，相得益彰，從而在根本上調整了他們的團隊判斷問(wèn)題的角度及行為方式。這樣一來(lái)，“后勤”部門(mén)就能夠更多地從市場(chǎng)、從競爭的視角去滿(mǎn)足核心業(yè)務(wù)的需求了。
二、提高溝通技能
溝通是管理的血脈，是整合管理所必需的計劃、組織、指揮、協(xié)調和控制等職能的必要手段，所以我的MTP課程中強調“溝通無(wú)處不在”，跨部門(mén)溝通尤其要講究溝通藝術(shù)，所以，譚老師建議管理者提高溝通技能，包括有效傾聽(tīng)及保持溝通的簡(jiǎn)潔準確性。公司內部溝通中，大家往往急于表達而疏于傾聽(tīng)。通過(guò)多次團隊的現場(chǎng)演練、游戲等，筆者觀(guān)察到，在交流中，如果雙方或至少一方多一些專(zhuān)注傾聽(tīng)，適時(shí)復述、提問(wèn)以確認關(guān)鍵信息，并予以適當的反饋，那么溝通的有效性（即準確、省時(shí)、較少沖突）就大大提高了。
三、扁平的組織結構
引入項目管理——扁平式溝通與協(xié)作能提高效率，有統一的項目經(jīng)理做決定，減少分歧與部門(mén)各自為政的心態(tài)（如果有一天可以這樣做，現在只能盡量加強部門(mén)間溝通交流，上層經(jīng)理更需重視彼此的交流，達成共識）；
四、有效的績(jì)效管理模式
有效的較小管理模式是建立在責任明細的基礎上的，把目前存在的經(jīng)常性出現的一些協(xié)作性問(wèn)題，納入考核指標，可以試一下的。我把一些部門(mén)內的職能崗位考核內容進(jìn)行完善，但可能還有一個(gè)問(wèn)題，如果不是整個(gè)公司進(jìn)行改善，個(gè)別部門(mén)一個(gè)實(shí)行，可能效果會(huì )有點(diǎn)問(wèn)題。
五、永遠不要嫌麻煩
跨部門(mén)溝通的一個(gè)重要原則就是永遠不要嫌麻煩。不要以為開(kāi)完會(huì )就沒(méi)事了，譚小芳老師建議事后應該隨時(shí)保持聯(lián)系，主動(dòng)了解其它部門(mén)的工作進(jìn)度，掌握最新的情況。不要被動(dòng)等對方告訴你問(wèn)題發(fā)生了，而是要主動(dòng)而持續地溝通，預防問(wèn)題的發(fā)生。很多人常常抱怨：“事情怎么會(huì )這樣，為什么不早說(shuō)？”很多人都有過(guò)這樣的經(jīng)驗，對方事前都沒(méi)有主動(dòng)聯(lián)系，任由問(wèn)題擴大，等到無(wú)法解決了，才緊急跑來(lái)求救。這樣導致的氣憤也是情有可原，但是如果別人不告訴你，為何你不主動(dòng)去問(wèn)對方？
六、倡導溝通文化
溝通的有效性與企業(yè)文化直接相連。沒(méi)有主管認為持續改革內部溝通不重要，關(guān)鍵在于實(shí)際執行。主管人不僅是探路者、指引者和影響者，更重要的是行為者。如果主管人員從不在電梯或走廊與同事們輕松交談，當他在員工大會(huì )上發(fā)表演講后能聽(tīng)到員工們的熱烈反響嗎？我看很難！另外，就是建立“客戶(hù)”應對意識，每一個(gè)需要你協(xié)助的部門(mén)都是你的“客戶(hù)”，使你的客戶(hù)滿(mǎn)意，是你工作的職責，這不僅僅是制度的約束，未來(lái)將成為習慣，也是企業(yè)文化的部分。
七、有效整合部門(mén)目標
有部門(mén)就必然存在部門(mén)利益、小團體利益，這是不爭的事實(shí)。但我們應該整合那種各自為政的部門(mén)目標，使部門(mén)的各個(gè)目標與組織的總目標同心。如很多大企業(yè)給部門(mén)設定預算目標時(shí)，都采取企業(yè)內部的計算依據；這樣便于考核，但顯然這種內部的計算依據是不面向市場(chǎng)的，也就是說(shuō)部門(mén)的預算目標不是面向市場(chǎng)，而企業(yè)是面向市場(chǎng)的，它們的方向就明顯地不一致。這種企業(yè)設置的指揮棒方向性不一致，直接導致部門(mén)和企業(yè)的想法不一致，“志不同，不與謀”，故而溝通難以為繼。
八、示范作用
對這一點(diǎn)，業(yè)內一位職業(yè)經(jīng)理人頗有體會(huì )，他說(shuō)：“你期待員工如何表現，你就要如何表現；你倡導雙向溝通、傾聽(tīng)對方，平息部門(mén)間沖突，減少內部協(xié)調成本，你就要親歷親為地做給大家看。你認為素質(zhì)、技能提高和不斷學(xué)習重要，你就和他們一起去聽(tīng)課，把你讀過(guò)的好書(shū)與他們分享，簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是去弄，去做，去干�！�
總之，跨部門(mén)溝通的目的是實(shí)現跨部門(mén)協(xié)作，讓大企業(yè)像小企業(yè)一樣靈活！有溝通才能把握全局、了解真偽，拓寬領(lǐng)導者視野；有溝通才能凝成合力、構成堅強團隊；也只有更好地溝通，才能使人心暢通！